5 trikova kako najbolje iskoristiti Microsoft Word i Excel

Bilo da radite u korporativnim uredima ili vodite vlastitu malu tvrtku, vjerojatno ćete nekoliko dana provesti koristeći osnove Microsoft Office Suite-a.

Poželjno je iskoristiti sve aplikacije koje možete. A ako neke funkcije nisu osobito očite, možda ćete propustiti.

Zbog toga ćemo vam reći nekoliko stručnih trikova koji će vam pomoći da najbolje iskoristite Word i Excel. Pročitajte ove savjete i počnite uživati ​​u boljem iskustvu već danas.



1. Dobijte ukupno bez formule

Ako ste ikada koristili Excel, znate da možete unijeti formule u ćelije, a program će ih pokrenuti za vas. Formule Excel mogu vam pomoći pronaći stvari poput ukupnog zbroja skupa brojeva ili njihovog prosjeka ili medijane.

Općenito, trebate znati i upisati formule funkcija kako bi ih Excel mogao pokrenuti. No Excel ima tajnu prečicu kada se radi o zbrojevima - možete pronaći ukupni red ili stupac u svojoj Excelovoj tablici bez da osobno unosite formulu.

Samo kliknite ćeliju ispod ili pokraj brojeva na kojima želite dobiti zbroj na svom Excelovom listu. Zatim pritisnite Ctrl + T (ili Ctrl + Shift + T ako koristite Mac).

Formula će se automatski generirati, dajući vam priliku da odaberete ili poništite određene stanice iz zbroja klikom i povlačenjem područja koje želite dodati, ili samo pritisnite Enter da bi se formula pokrenula. I to je to, imat ćete svoj ukupni iznos!

Ovo je definitivno savjet koji stvarno može ubrzati izradu stvari poput listova troškova i proračuna ili bilo čega drugog s puno dodatka. Često koristite za uživanje u dodatnoj učinkovitosti dok izrađujete proračunske tablice.

Povezano: Snažan besplatni uredski program može zamijeniti Microsoft Office

2. Surađujte na dokumentu u programu Word

Uvijek možete poslati e-poštom Word dokument napred i nazad ako s nekim radite na projektu. Ali Word ima jednostavniju metodu suradnje - dijeljenje dokumenta, tako da može postojati jedna njegova verzija kojoj svi mogu istovremeno pristupiti.

Dokument možete dijeliti spremanjem u OneDrive, Microsoftova usluga u oblaku i klikanje 'Udio,'Slanje dokumenta kolegama ili prijateljima kojima želite pristupiti.

Odatle vi i vaše kolege možete zajedno raditi na dokumentu u stvarnom vremenu, ostavljajući komentare i uređivati ​​onoliko koliko trebate. Istovremeno možete samostalno pisati cijele odjeljke.

Zajednički Wordov dokument može se uređivati ​​u Riječ na mreži - na što ćete biti povezani ako vam kolega pošalje zajednički dokument. Ili ga možete urediti u programu Word ako više želite da Word ima punu funkcionalnost.

Moći ćete vidjeti tko drugi istovremeno pristupa dokumentu i moći ćete mnogo bolje surađivati ​​jer nitko nikada neće ostati izvan lanca e-pošte ili će propustiti ažuriranje.

3. Pređite iz redaka u stupce ili stupaca u retke u Excelu

Jeste li ikad napravili tablicu u Excelu, samo da odlučite kako bi izgled bio bolji u suprotnom smjeru? Ili možda prilikom unošenja podataka pogriješite i stvari koje bi trebale biti u redovima stavite u stupce.

Srećom, postoji brz način da promijenite orijentaciju podataka bez ponovnog unosa. Jednostavno odaberite područje oko kojeg se želite prebaciti i kopirajte ga.

Zatim u Dom kliknite Excel, kliknite na strijela ispod ili pored Zalijepiti ikona (međuspremnik). Pomaknite prema dolje na 'Transpose'Na tom popisu i imat ćete podatke koje unosite prelaze iz retka u stupac ili stupaca u redak.

Transpozicija će se dogoditi u bilo kojoj ćeliji koju ste istaknuli kad kliknete 'Transpose', pa to imajte na umu nakon što kopirate svoje podatke. Može biti teško zalijepiti podatke koje ste kopirali pomoću ovog trika, pa planirajte lijepljenje drugdje i prebacivanje podataka klikom i povlačenjem odabranih ćelija gdje god ih kasnije želite.

Povezano: 3 Microsoftove alternative za koje vjerojatno nikad niste čuli

4. Neka stvari izgledaju lijepo u Wordu koristeći teme

Da bi napravili izvještaje ili pisali radove s učinkom, moraju biti dobro napisani. Ali može pomoći da i oni izgledaju lijepo. Srećom, u programu Microsoft Word možete brzo izgledati bilo koji dokument, a ne trebate znati ništa o grafičkom dizajnu ili fontovima da bi i on mogao raditi.

Ispod Oblikovati na kartici za verzije Worda nakon 2016. i na Dom kliknite karticu za ranije stavke, kliknite 'teme”U grupi Oblikovanje dokumenta.

Prikazat će vam se izbornik unaprijed pripremljenih opcija koji će odrediti shemu boja, font i stilove naslova vašeg dokumenta, a možete odabrati onaj koji smatrate najboljim za vaše potrebe. Za bilten u zajednici stvari možete učiniti zabavnim i svijetlim. Za korporativni izvještaj stvari možete učiniti uglađenim i lako čitljivim.

Teme su prilagodljive ako želite napraviti svoje. Jednostavno kliknite 'Prilagođen' ispod Tema izbornika te možete postaviti vlastite boje i dizajne na temelju vlastitih želja.

Ali unaprijed učitane teme s njihovim priručnim preglednim slikama dat će vam neke prekrasne mogućnosti koje će uzeti svaki crni dokument i učiniti ga profesionalnijim ili zabavnijim.

5. Zamrznite zaglavlja stupaca i redaka u Excelu

Ponekad tablica ili popis u Excelu postaju nevjerojatno dugi i ne možete zaglavljati na vrhu koji objašnjavaju što podaci koje gledate znači ili na što se odnosi. Ovaj problem spriječite zamrzavanjem okna u prikazu Excela, tako da možete pomicati i uvijek zadržati zaglavlja u svom prikazu.

Da biste zamrznuli ploče, idite na Pogled u kasnijim verzijama Excela ili raspored karticu u starijim. Klikni na 'Zamrznite oknaPadajućeg izbornika koji sadrži ikonu proračunske tablice s nekoliko precrtanih okvira u gornjem i lijevom retku, a u njoj je obično plava ćelija.

Da biste zamrznuli gornji red i tamo snimili zaglavlja, kliknite 'Zamrzne gornji redMogućnost. Imajte na umu da će gornji red koji će biti zamrznut biti onaj u vašem trenutačnom prikazu proračunske tablice, pa se obavezno pomaknite na vrh tablice prije nego što odaberete ovu opciju.

Za zamrzavanje najviše lijevog stupca kliknite 'Zamrznite prvi stupacMogućnost. Još jednom, to je prvi stupac u vašem trenutnom prikazu koji će biti zamrznut, pa provjerite jeste li skrenuli tamo gdje želite biti.

Da biste zamrznuli i gornji red i prvi stupac proračunske tablice, kliknite gornju, lijevu ćeliju u proračunskoj tablici koja sadrži podatke; ćelija u kojoj počinju podaci. Ako imate zaglavlja u retku 1 i zaglavlja u stupcu A, ova ćelija vjerovatno će biti B2,

Kliknite 'Zamrznite okna'U izborniku' Zamrzni okna ', a redak i stupac odmah iznad i s lijeve strane odabrane točke bit će zamrznuti, omogućujući vam da pomičete svoje podatke onoliko koliko vam je potrebno bez gubitka zaglavlja.

Zamrznuta okna ostat će smrznuta kada spremite i izađete iz proračunske tablice, što može biti vrlo korisno za održavanje jednostavne proračunske tablice, posebno ako je ponovo unesete kako biste dodali više podataka.

Da biste odmrznili okna ako ikad trebate, jednostavno kliknite 'odmrznuti'Opciju pod'Zamrznite oknaIzbornika ', što je obično jedina opcija kad vam se zamrznuta okna. Kasnije se možete ponovno zamrznuti u novom prikazu ili ostaviti proračunsku tablicu kao da je to vaša želja.

(Psst!PC problemi? Osigurali smo vam KIM-ov NOVI tjedni bilten o Windows Scoop-u, osmišljen da vam pomogne u savladavanju Windows uređaja. Besplatno ga pošaljite u mapu pristigle pošte i saznajte najnovije ažuriranja za Windows i savjete o sigurnosti!)