Kim Komando na 6 načina za upravljanje pristiglom poštom

E-pošta traje zauvijek. Uredski radnici provode tisuće sati godišnje pregledavajući pretrpane sandučiće, a neka istraživanja pokazuju da četvrtina radnog dana provodi prolazeći kroz digitalne misije.

Neki se obraćaju specijaliziranom softveru, poput CleanEmail-a, koji može radikalno smanjiti suvišnu korespondenciju i neotvorene poruke. Dodirnite ili kliknite ovdje da biste saznali kako vam to može pomoći da automatski prođete kroz smeće.

Kao poduzetni poduzetnik, pronašao sam najbolji način za rješavanje e-pošte kroz disciplinu i snažne organizacijske sposobnosti. Nekoliko korisnih digitalnih alata također pomažu.



Dok oštro gledate svoju e-poštu, možda je vrijeme da procijenite upotrebljavate li najbolji besplatni program e-pošte. Dodirnite ili kliknite moj omiljeni besplatni program koji radi sa Mac računalima, Linuxom, iPhoneom i Androidom.

Evo nekoliko taktika koje koristim za pojednostavljenje e-pošte i štedim velike blokove vremena.

1. Pravilo jednosmjerne

Za e-poštu treba toliko vremena i lako je odlagati vrijeme. Stoga sam uspostavio jedno-minutno pravilo: ako poruka zahtijeva samo rečenicu ili čak odgovor s jednom riječju, odgovorim odmah.

Gmail to čini još jednostavnijim zahvaljujući funkciji automatskog dovršavanja. Google koristi vaše dosadašnje korespondencije kako bi 'pogodio' što će vaša e-pošta sadržavati. Ovo može biti korisno, posebno za poruke e-pošte za koje je potreban malo konteksta ili formalnosti, a jednominutno je pravilo još lakše donijeti.

POVEZANO: Još više iskoristite svoju e-poštu. Dodirnite ili kliknite za 5 hakira kako biste zaštitili svoju privatnost, uštedjeli vrijeme i blokirali dosadne račune.

2. Utišajte telefon

Tijekom napornog dana, stalna poplava obavijesti donosi više štete nego koristi. Stalno morate zaustaviti ono što radite i provjeriti svoj telefon. Umjesto da zadacima odredite prioritete i prerežete ih jedan po jedan, skačete između jednog i drugog.

Ponekad morate ignorirati telefon. Prvo, možete isključiti pojedinačne obavijesti za svoje brojne aplikacije, uključujući e-poštu, koje će vam i dalje biti dostupne za pozive. Možete i samo ušutjeti svoj telefon, iako vam vidljivi push notifikacije i dalje mogu ometati. Možete i isključiti, ali ponovo će trebati minutu za ponovno pokretanje.

Jedna od tehnika za koju mnogi smatraju korisnom je Airplane Mode. To vam omogućuje da brzo ugasite telefon, a zatim ga brzo ponovno aktivirate i primite sve obavijesti odjednom. Na iPhoneu je to lako postavke >> Zrakoplov Način, zatim prebacite naprijed i natrag. Na Androidu prijeđite prstom prema dolje za Brze postavke >> Zrakoplovni način,

POVEZANO: Neželjena pošta je vjerojatno vaša najveća prijetnja putem e-pošte. I ja ga mrzim. Dodirnite ili kliknite za jednostavne načine smanjivanja neželjene pošte u pristigloj pošti.

3. Odjavite se

Neželjeni filtri pomažu u uklanjanju stvarne neželjene pošte i krađe identiteta - ali što je sa serijskim porukama koje zapravo nikada ne čitamo? Oni mogu doći iz zakonitih kontakata, tvrtki i organizacija. Ali ako nikad ne otvorite te biltene, zašto ih stalno primati?

Za masovne poruke e-pošte, gotovo je uvijek uključena veza za odjavu na dnu. To traje samo nekoliko sekundi, a žrtvovanje koje dopisivanje može vam dati dodatnog vremena i mira. Pomislite samo: što bi Marie Kondo učinila?

Riješite se bezvrijedne pošte i pretplatite se na biltene koje zapravo želite čitati. Primajte vijesti o tehnologiji, savjete o digitalnom načinu života i pouzdane savjete koji su vam potrebni izravno u pristiglu poštu. Dodirnite ili kliknite ovdje da biste isprobali moje besplatne biltene.

4. Postavite ga i zaboravite

I Microsoft Office i Gmail imaju posebne funkcije koje vam pomažu u organizaciji e-pošte. Pomoću Gmaila možete stvoriti oznake; rade poput mapa i kategoriziraju većinu e-poruka koje primate, kao što su priopćenja za javnost, fakture i komunikacije ključnih poslovnih partnera ili poruke šefova odjela.

Da biste stvorili oznaku u Gmailu:

1. Kliknite gumb ikona zupčanika i kliknite na postavke,
2. Idite na oznake kartica.
3. Pronađite i kliknite Izradite novu oznaku,
4. Ime oznaka.
5. Kliknite Stvoriti,

Oznake će se pojaviti na lijevom oknu za čitanje vaše mape pristigle pošte. Sada možete ručno premjestiti e-poštu na pravo mjesto. Evo kako:

  1. Otvori Poruka,
  2. Kliknite gumb Označiti ikonu iznad poruke (izgleda kao oznaka).
  3. Provjerite svaku oznaku koju želite dodati ili upišite novu oznaku.

Također možete automatizirati postupak:

  1. Kliknite kareticu u prozoru Pretražite polje e-pošte i pojavit će se padajući obrazac.
  2. Umetnite kriteriji za vašu etiketu / mape.
  3. Klik Stvorite filtar s ovom pretragom.
  4. Primijenite naljepnicu klikom na Odaberite Oznaka padajući.
  5. Klik Stvorite filtar spremiti.

Ako koristite Microsoft Outlook, najlakše je napraviti mape. Nakon što primate e-poštu, možete ih ručno povući u odgovarajuću mapu i označiti važne poruke unutar određene kategorije.

POVEZANO: Postanite majstor za Microsoft Office. Dodirnite ili kliknite za stručne trikove da biste najbolje iskoristili Word i Excel.

5. Ostale metode komunikacije

E-pošta je savršena za prijenos temeljitih, promišljenih poruka. Ali ponekad trebate razgovarati i čekanje na odgovor može vam sagorjeti dragocjeno vrijeme. U mom uredu koristimo Google Hangouts za komunikaciju između radnih stanica, ali postoji i niz drugih metoda za brzu komunikaciju, od Skypea do Messengera do Slack.

Iako je e-mail naš odgovor na koljena, često zaboravljamo da stvarni telefonski poziv može biti i najučinkovitiji od svih.

6. Sinkroniziranje uređaja

Vaša se e-adresa vjerojatno širi na više uređaja. Kada šaljete, primate ili brišete e-poštu na jednom uređaju, ključno je da taj tijek rada bude dosljedan i drugima. Na taj način ne propuštate važne poruke ili zbunite druge.

Da biste postavili sinkronizaciju na svim svojim uređajima, idite na svoju web lokaciju Gmail na radnoj površini i kliknite:

  1. Kliknite gumb zupčanik ikonai kliknitePostavke.
  2. OdaberiProsljeđivanje i POP / IMAP kartica.
  3. Pod IMAP pristupom,Omogući Pop za svu poštu,Omogući IMAP,
  4. Pomaknite se prema dolje i odaberiteSpremi promjene,

U tom istom izborniku naći ćete vezu za konfiguriranje preuzimanja pošte putem drugih platformi. Ovo je važno prilikom pokušaja pristupa vašem računu putem trećih strana poput Thunderbird-a ili putem izvorne aplikacije Mail na iPhoneu. Mnogo je lakše postaviti službenu Gmail aplikaciju koja se već isporučuje na Android telefonima, a koja je dostupna za iOS u Apple App Storeu.

Ako koristite Microsoft Outlook na poslu, a poštanski pretinac koji želite sinkronizirati nalazi se na Exchange poslužitelju vaše tvrtke, najbolje je odnijeti uređaje u vaš IT odjel. Oni vam mogu pružiti naziv domene i druge informacije koje su vam potrebne za postavljanje poštanskog sandučića na drugim uređajima.

Koja pitanja o digitalnom načinu života imate? Nazovite Kimovu nacionalnu radio emisiju i dodirnite ili kliknite ovdje da biste ga pronašli na vašoj lokalnoj radio stanici, Kim Komando Show možete slušati ili gledati na telefonu, tabletu, televiziji ili računalu. Ili dodirnite ili kliknite ovdje za Kimove besplatne podcastove.